現在、データ分析は会社経営の中でも重要な役割を担っており、さまざまなシチュエーションでその活用が期待されています。分析に使われるデータは数値が伴うものだけではなく、業務フローやマニュアル、手順書なども立派なデータとなり、そうしたデータを収集・分析することはアウトソーシング成功のカギを担っているといっても過言ではないでしょう。また、データを分析することで、会社の実情や業務の流れ、問題点などが可視化されるため、効果的な業務改善が行えます。

データ分析の重要性に対して理解を深めつつ、アウトソーシングにおけるデータ分析の役割や有用性について詳しくみていきましょう。

データ分析の重要性

刻々と変化する市場経済の中で、データ分析は経営の方向性を探るための重要な指針となります。データ分析を行うメリットについてみていきましょう。

正確な現状分析や予測が可能に

さまざまなデータを分析・活用することで、今まで曖昧であった情報の精度を高め、確度の高い現状把握や実効性のある施策を行うことができるようになります。つまり、今まで経験則や勘で行ってきた業務を、客観的なデータに基づいて的確に行えるようになるでしょう。

問題点や改善点が明確に

データは数値的なものだけでなく、業務フローや手順書などもデータとなりえます。社内にちらばった情報を収集・整理し活用することで、フロー内の無駄な業務や問題点が浮き彫りとなり、改善施策を行いやすくなるでしょう。有用な情報を社内で共有できるようになるため、業務の標準化が可能となり属人化を防ぐことにも繋がります。

意思決定の迅速化に

目まぐるしく変化する現代の企業活動において、迅速な意思決定は非常に重要です。データ分析を行うことで、今まで経験則や勘で行ってきた問題点の洗い出しや改善策の模索、新しい営業指針の制定が容易になります。さらに、分析ツールを利用することでより精度が高く迅速な分析ができるようになるでしょう。

アウトソーシングの課題

本来アウトソーシングは、業務負担を軽減するために導入されるものです。しかし、導入時や導入の仕方によっては、業務負担が増える恐れがあります。

フロー構築に時間と工数がかかる

アウトソーシングする際は、社内で行っていた業務フローを明確化し、作業手順を詳らかにする必要があります。社員への聞き取りやフローチャートへの落とし込み、マニュアルの作成など、導入時にはさまざまな準備が必要です。

通常業務を行いながら導入準備を並行して行うことは、会社や社員にとって大きな負担になります。導入時の負担を減らすために、導入準備もサポートできる代行業者を検討するのが得策です。

アウトソーシング先との連携が難しい

委託先に自社の担当者がいない場合や委託先での情報共有が徹底されていない場合、トラブルが起こった際の緊急対応が遅れる恐れがあります。平常時から連絡を密にとり、互いに状況を共有しておく必要があり、会社としてはアウトソーシング先とのやり取りを管理するという新たな業務が発生します。

思っている結果が得られない

アウトソーシングを検討する際のメリットとして、業務の負担軽減や効率化、人件費コストの削減や属人化の防止などがあげられます。しかし、導入の仕方によっては、外注先の管理が負担となったり、思った以上に外注コストがかかることがあります。

料金とサービス内容についてのすり合わせを十分に行い、フィードバックなどの情報共有をスムーズに行うことが出来る信頼性の高い業者を選定することが大切です。

分析データを元に業務の振り分けを

業務内容の客観的な分析は、業務の効率化やアウトソーシングする際に行う業務の振り分けに欠かせません。業務分析の具体的な行い方や振り分け基準を見ていきましょう。

対象業務の洗い出し

業務分析を行う際、まず最初に行うべきことは業務内容の洗い出しです。業務体系表や担当者を含めた業務内容表、フローチャートなどを作成し、誰が見ても一目で分かるように業務の流れを可視化します。

また、どの部門に負荷がかかっているかの分析を行うために、各業務量の計測も必要です。計測方法や指針は対象業務によって異なりますが、件数や実際の作業時間、または全体の作業時間などから業務量を算出します。

得られた情報から分析を行う

可視化された業務に対して、内容やフローの問題点を洗い出し、改善方法を検討していきます。業務そのものの廃止やマニュアル等を利用した標準化、IT技術を活用した自動化やアウトソーシングを用いた外注化などが方法としてあげられるでしょう。

分析データを元に業務を振り分ける

内製化と外注に業務を振り分ける際に押さえておきたいポイントは、その業務が会社の利益をもたらすコア業務であるかという点です。後は、会社の経営状況や社員数と業務量のバランスも考慮する必要があります。

アウトソーシングしやすい業務に、給与計算や経費精算業務などといったバックオフィス業務があげられますが、業務量が多すぎる場合はコア業務でも外注する必要がでてくるでしょう。

データ分析で確実な業務効率化！

ギグワークスアドバリューの常駐型ソリューションサービスは、同社のスタッフがプロジェクトマネージャーとしてアウトソーシング導入時の立ち上げ業務を代行します。さらに、多面的な知識と経験をもとに継続的な業務改善を行うことが可能です。

常駐型ソリューションサービス _ ギグワークスアドバリュー株式会社

社内のインソーシングを補完する

インソーシングを行うために足りない人員をアウトソーサーが補うことで、アウトソーシング導入時の業務は言うまでもなく、日々の業務管理や改善が容易になります。

さらに、社内に常駐し業務を行うことで、自社従業員とも緊密なコミュニケーションが生まれ、会社の戦略の共有やアウトソーシングした業務の円滑な管理も実現可能です。

業務を進めていくうえで必要なノウハウの蓄積を社内で行えること、委託先と同様のセキュリティ環境下で業務が行えることも大きなメリットとなるでしょう。

インソーシングサービス事例①セールスサポートソリューション

営業分野に特化したインソーシングサービスです。見積もり・注文書・契約書作成、データエントリーなどの業務改善を行うバックオフィス支援、顧客ロイヤリティの向上に欠かせないアフターフォロー支援、マニュアルや資料の作成工程を自動化するための自動化導入支援などを行います。そのため、自社営業に対して全面的なバックアップを受けられます。

インソーシングサービス事例②リテンションソリューション

解約に至る顧客を分析し解約予兆を知ることで、解約を抑制する施策を効果的に行い、離脱客を低減します。WEBサイトや実店舗、コールセンターからの顧客情報を一元化することでより確度の高い施策を行うことが可能です。

アウトソーシングは業務改善と一緒に

アウトソーシングする際は、単純に業務を外に出すのではなく、業務フローやマニュアルを整備し、業務の標準化・改善を行う必要があります。そうすることで、アウトソーシングを導入する効果が高まり、アウトソーシング先とのやり取りや管理が容易になります。

そのために重要となるのがデータ分析ですが、そのための人員が割けない場合はまとめてアウトソーサーに委託してまうのも一つの手段です。

社内に委託先のスタッフが常駐することでやり取りも円滑になり、ノウハウの蓄積も実現できるでしょう。また、経験豊富な委託先の分析ノウハウや業務改善フローを受けられるのは大きなメリットです。アウトソーサーを活用し、効果的なアウトソーシング導入を実現しましょう。