新型肺炎対策のため、企業では急速にテレワークのニーズが高まっています。

テレワークは、育児や介護などライフスタイルの影響を受けず人材確保がしやすいことや、出社する人員を減らすことでオフィスを維持するランニングコストの削減など、企業にとって多くのメリットがあります。

しかし実際に導入を進めてみた結果、業務環境の構築や組織管理などデメリットと感じてしまう問題点があり、業務効率や生産性の低下で頭を悩ませている企業も少なくありません。

今、注目され導入が推進されるテレワークについて、導入後に悩まされる問題点とその解決策を、さらにテレワーク導入後の企業をサポートするサービスを紹介します。

テレワーク導入に対する問題意識

働き方改革の一つとしてテレワーク導入が推進され、実際にテレワークを導入した企業の多くは、生産性の向上やコストカットなどを実現しています。

しかしその反対に、テレワーク導入によってさまざまな課題や問題点から、管理や運営に頭を抱える企業も少なくありません。

なぜ今テレワーク導入が注目されるのか？

働き方改革の推進を背景として多くの企業で導入が進められるテレワークですが、他にも注目される理由があります。

一つに、テレワークは時間や場所を選ばず働くことができるため、ライフイベントなどによる離職を減らし人材不足解消に繋がる点があります。

また、新型肺炎の感染拡大を受け、働く場所を問わず業務を分散できることから、リスクヘッジの視点で見てもテレワークの導入が有益とされています。

さらに、ICTツールの普及によって導入コストが低くなってきたことも、注目される一つの要因と言えるでしょう。

導入に踏み切れないその理由とは？

総務省が発表した「令和元年版情報通信白書」によると、企業におけるテレワーク導入率は19.1％と緩やかな増加傾向にあるものの、世界的な導入率と比べまだ低いのが現状です。

テレワーク導入が進まない理由としては、インフラ環境の整備や組織管理、セキュリティ対策など、さまざまな面での課題点があると言えます。

導入を国が推進する反面、テレワーク化するためには企業全体での改革が必要となるため、日々の業務に追われることで、手が回らないといった企業も多いでしょう。

【出典】「総務省_令和元年版情報通信白書_テレワークの導入やその効果に関する調査結果」

【関連記事】「テレワークの導入状況は？導入率から見るテレワーク導入の現状」

テレワーク導入によってつまづく問題点とは？

実際にテレワークを導入したことで起こる課題や問題点とは、どのようなものがあるのでしょうか。導入後に起こり得る、躓きやすい点を見ていきましょう。

コミュニケーションが不足してしまう

テレワークではオフィス勤務と異なり、社員はそれぞれの自宅や勤務先以外の場所で業務を行うことになります。同じ空間やスペースで顔を合わせて業務を行う場合と比較し、社員同士のコミュニケーションが取りにくくなり、情報共有が難しくなることで業務効率や生産性が低下してしまうことが多いでしょう。

組織管理の難しさ

これまで社内で行っていた仕事も、テレワークでは遠隔で業務を行うため、社員がどれくらい働いたのか労務実態を把握することが難しくなります。業務へのモチベーションが低下しやすいことや、逆に働き過ぎてしまうといったこともあるでしょう。

さらに「誰が」「何を」「どこまで」行っているのか、タスクの進捗状況を共有する難しさもあります。

インターネット環境の問題

テレワークは、インターネット回線を利用して業務を行います。すでに自宅にインターネット環境が整っている場合はスムーズにテレワーク化が可能でしょう。ですが、回線の整備や通信速度が遅いといった問題など利用する場所による課題点もあり、Web会議やデータのダウンロードなど、業務が滞るという問題が起こります。

また、顧客情報を取り扱うため、セキュリティ面においても万全なネットワーク環境を整えることが重要です。

テレワーク導入後の課題を解決するには？

では実際にテレワーク導入における課題を解決するには、どのような方法があるのでしょうか。テレワークでの業務をサポートしてくれるツールや、業務遂行に重要となるインフラ環境について紹介します。

遠隔でもコミュニケーション活性化を実現するチャットツール

テレワークにおけるコミュニケーションツールとして、ビジネス用のチャットツールがおすすめです。メールと比べ、リアルタイムでのやり取りが可能となり、製品によってはチャットだけでなくビデオ会議やスケジュール管理など、さまざまな機能が搭載されています。

チャットツールは業務上で使用するため、重要な顧客情報や取引情報もやり取りすることもあるでしょう。選定の際は、企業の情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ面についてしっかりと確認するのが得策です。

仕事の効率アップを支援する管理ツール

遠隔で労務実態を把握するためには、クラウド上で使用できる労務管理ツールの活用がおすすめです。インターネット環境を利用して、場所や端末を選ばずオフィスで働く場合と同じように打刻することができます。打刻したデータは自動で集計されるため、労務実績や休暇、時間外労働の状況を一元管理し、企業は全体の労務状況を把握することが可能となります。

また、テレワーカーの業務の進捗状況を把握するためには、タスク管理ツールを活用すると良いでしょう。管理したい項目によって「ToDoリスト」「プロジェクト管理」などを使い分け活用することで、遠隔でも業務の進捗状況を可視化することができます。

インターネット環境の整備

テレワークでは、オフィス勤務と同じように業務を円滑に行えるインフラ環境が理想的といえるでしょう。セキュリティ面においては、ネットワークを活用して家庭の端末にデータを保存しない方法がおすすめです。代表的な例としては、リモートアクセスで作業する「シンクラインアント」や、クラウド上でアクセスする「クラウドコンピューティング」などがあります。しかし、インターネットの回線速度が遅いと業務に支障が出る可能性もあり、通信速度の優れたインターネット回線への整備が必要となる場合もあるでしょう。

「テレワーク診断+導入支援」を活用しよう

ギグワークスアドバリュー株式会社の新しいサービス、中小企業向け「テレワーク診断＋導入支援」を紹介します。テレワークの導入に悩みを持つ企業から、実際に導入し運用を進めている企業まで幅広いサポートが可能です。

「テレワーク診断＋導入サービス」

テレワークを始めるための無料診断

テレワークの導入を検討し足踏みしている中小企業に対し、経験豊富な相談員が課題を聞いて最適な提案を行います。経験と実績のある相談員にアドバイスを受けることで、企業はより安心、安全にテレワークの導入を進めることができるでしょう。

個人ごとのオンライン環境構築が可能

テレワークの導入に必要とされる、オンライン環境が整っていない人員も少なくありません。企業が社員ごとに環境を整えるのはとても大変です。そこで、社員の各環境、業務に応じたパソコンのセットアップや導入、個人宅インターネット環境の構築、整備をサポートしてくれます。

サービス利用開始後もコールセンターでサポート

テレワーク導入後、初めて使うシステムや機器等について疑問が発生することもあるでしょう。そこで、アフターサポートのコールセンターで不安や疑問を解消し、業務の進行を妨げることなく快適にテレワークを運営することができます。

不安をなくして快適なテレワークの実現へ

これまでの組織管理方法や各家庭のインフラ環境では対応しづらいこともあり、テレワーク導入に踏み切れず足踏みする企業が多く、導入における生産性の低下やコストアップを危惧する企業も少なくありません。

しかし現在では、テレワークを実現するためのさまざまなツールや、導入を支援するサービスが充実しています。

テレワークの導入に頭を抱えている企業も、最適なツールや「テレワーク診断＋導入支援」などを上手に活用し、スムーズなテレワーク導入を進めてみてはいかがでしょうか。